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A pesar de la libertad concedida a los Estados en cuanto al procedimiento para inventariar su patrimonio cultural inmaterial, la Convención impone varias condiciones. La más importante es la relativa a la participación de la comunidad.
Habida cuenta de que las comunidades son las que crean el patrimonio cultural inmaterial y lo mantienen en vida, les corresponde ocupar un puesto privilegiado en su salvaguardia. Las comunidades que utilizan en la práctica el patrimonio cultural inmaterial están en mejores condiciones que nadie para identificarlo y salvaguardarlo, y por consiguiente deben participar en la identificación de su patrimonio mediante la confección de los correspondientes inventarios. La definición de patrimonio cultural inmaterial de la Convención nos recuerda que el patrimonio ha de ser reconocido por las comunidades, grupos o individuos a los que pertenece. Sin este reconocimiento, nadie podrá decidir por ellos que una determinada expresión o uso forma parte de su patrimonio. Así pues, es natural que no pueda confeccionarse un inventario sin la participación de las comunidades, grupos o individuos cuyo patrimonio deba ser identificado y definido. A veces sucede, desde luego, que las comunidades no tienen poder o medios suficientes para hacerlo por cuenta propia. En tal caso el Estado o diversos organismos, instituciones u organizaciones pueden ayudarlas a confeccionar el inventario de su patrimonio vivo.
La documentación consiste en registrar materialmente el estado actual del patrimonio cultural inmaterial y en acopiar los documentos correspondientes. Con frecuencia la labor de documentación reًquiere el uso de diversos medios y formatos de registro y grabación, y los documentos compilados suelen conservarse en bibliotecas, archivos o sitios web, donde pueden ser consultados por las comunidades interesadas y el público en general. Pero las comunidades y los grupos poseen también formas tradicionales de documentación como cancioneros o textos sagrados, muestrarios de tejidos o colecciones de motivos, o iconos e imágenes que son verdaderos registros de expresiones y conocimientos del patrimonio cultural inmaterial. Algunas de las estrategias más eficaces de salvaguardia, que se emplean cada vez más frecuentemente, son las actividades innovadoras de las comunidades para constituir su propia documentación y los programas de repatriación o difusión de documentos de archivos que contribuyen a mantener la creatividad.
En el inciso ii) del apartado d) del Artículo 13 de la Convención, se subraya que los Estados Partes deben tener siempre presentes los usos consuetudinarios por los que se rige el acceso al patrimonio inmaterial. En algunos casos esto puede significar que determinadas formas del patrimonio cultural inmaterial no deben inventariarse, o que algunos elementos del patrimonio ya incluidos en inventarios sólo pueden ponerse a disposición del público con ciertas restricciones. En vez de crear una documentación detallada sobre temas delicados, las comunidades podrían decidir, por ejemplo, que en los inventarios se indique quiénes son los depositarios de ciertos conocimientos. Suministrar información sobre un elemento del patrimonio cultural inmaterial en un inventario facilita el acceso a este elemento. A tenor del espíritu de la Convención, se debe respetar la voluntad de las comunidades que se nieguen a incluir un elemento de su patrimonio cultural inmaterial en un inventario.
Aunque algunos Estados ya hacen participar intensamente a las comunidades de depositarios del patrimonio cultural inmaterial en la realización de inventarios, muchos proyectos de inventarios no tienen todavía en cuenta las disposiciones de la Convención sobre la participación de las comunidades. Muchas veces han sido preparados por organizaciones y personas ajenas a las comunidades y sin el propósito de garantizar la viabilidad del patrimonio cultural inmaterial, tal como exige la Convención.
Los Estados Partes tienen la obligación de adoptar las disposiciones institucionales adecuadas para facilitar la participación de las comunidades en la confección de inventarios. Entre esas disposiciones podrían figurar el establecimiento o la designación de órganos administrativos intersectoriales encargados no sólo de evaluar la legislación, las instituciones y los sistemas tradicionales de salvaguardia pertinentes que ya existen, sino también de determinar cuáles son las mejores prácticas y los ámbitos susceptibles de mejora. Esos órganos se encargarían de realizar inventarios del patrimonio cultural inmaterial, concebir políticas de salvaguardia, organizar iniciativas para sensibilizar al público a la importancia del patrimonio cultural inmaterial y promover su participación en la confección de inventarios y la salvaguardia del mismo. Además, cuando fuese necesario los órganos administrativos deberían arbitrar medidas de salvaguardia apropiadas para el patrimonio cultural inmaterial inventariado. Los Estados podrían establecer órganos consultivos o de asesoramiento integrados por ejecutantes y depositarios de las tradiciones, investigadores, organizaciones no gubernamentales, miembros de la sociedad civil, representantes locales y otras personas calificadas, así como por equipos locales de apoyo compuestos por representantes de la comunidad, ejecutantes culturales y otras personas poseedoras de técnicas y conocimientos especializados en materia de formación y creación de capacidades. Los métodos de inventariar el patrimonio cultural inmaterial podrían aplicarse escalonadamente, identificando a todas las partes interesadas pertinentes y garantizando su participación en el proceso. También deberían determinarse las posibles consecuencias de la realización de inventarios y los procedimientos para garantizar una relación ética entre las partes interesadas y los usos consuetudinarios que rigen el acceso al patrimonio cultural inmaterial.
La confección de inventarios debe ser un proceso vertical, de arriba a abajo y viceversa, en el que participen tanto las comunidades locales como los gobiernos y las ONG. A fin de que los Estados Partes cumplan el requisito relativo a la participación de las comunidades, deberían establecerse procedimientos para:
- proceder a la oportuna identificación de las comunidades y los grupos, y de sus representantes;
- asegurarse de que sólo se efectúa el inventario del patrimonio cultural inmaterial reconocido por las comunidades o los grupos;
- asegurarse de que las comunidades y los grupos otorguen su consentimiento libre, previo y con conocimiento de causa a la realización del inventario;
- asegurarse del consentimiento de las comunidades cuando intervengan personas ajenas a ellas;
- respetar los usos consuetudinarios en materia de acceso al patrimonio cultural inmaterial; *conseguir una participación activa de los gobiernos locales o regionales; y
- adoptar y aplicar un código de ética que tenga en cuenta las enseñanzas derivadas de las buenas prácticas en todo el mundo.