Alors que les informations communiquées précédemment favorisaient une autre plateforme en ligne, le changement récent dans l’accord administratif autorise l’Organisation à utiliser Zoom pour les réunions statutaires en ligne. La quinzième session de la réunion aura donc lieu en ligne sur la plateforme Zoom et sera retransmise simultanément sur la page Internet de la réunion.
Configuration technique et dépannage
Il est recommandé aux participants de vérifier à l’avance leur configuration informatique, pour pouvoir suivre la réunion de manière optimale. À cet égard, les participants devraient :
- Assister à la session sur un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau (et non sur un téléphone ou une tablette).
- Privilégier l’utilisation d’une connexion à Internet filaire.
- Utiliser si possible un casque équipé d’un microphone.
- Télécharger Zoom (gratuit) avant la réunion via le Centre de téléchargement de Zoom : https://zoom.us/download
- Se connecter avec 60 minutes d’avance le premier jour de la réunion.
Quand vous vous joignez à la réunion pour la première fois, cliquez sur « Tester le son et le micro » et suivez les instructions. Une fois que vous avez rejoint la réunion, vous serez dans la « salle d’attente/ le lobby » jusqu’à ce que l’hôte vous laisse entrer dans la réunion. Veuillez noter que cela peut prendre un certain temps le premier jour de la réunion en raison du nombre de participants.
Vous devez accepter « accéder au micro » et « accéder à la caméra ». Le micro et la vidéo, qui se situent dans le bas de l’écran à gauche sont allumés lorsqu’aucune bande rouge ne les traversent. Les micros des participants doivent être mis en sourdine à tout moment, sauf lorsque la Présidente invite à prendre la parole.
Si vous rencontrez des difficultés techniques pendant la réunion, il est conseillé d’essayer d’abord de quitter et de réintégrer la réunion ou de vous connecter avec un autre navigateur. Vous pouvez également contacter le service d’assistance dont les coordonnées seront bientôt disponibles sur le site Internet de la Convention de 2003.
Participants actifs
Le système Zoom peut compter jusqu’à 500 participants actifs. Les participants actifs peuvent prendre la parole pendant le débat et intervenir en utilisant la caméra/le microphone. Tous les autres participants peuvent suivre la retransmission en ligne sur la page Internet de l’événement. Après la date limite d’inscription (10 décembre 2020), le Secrétariat contactera les États, les ONG et les centres de catégorie 2 pour attribuer les connexions actives. Chaque État partie obtiendra une connexion active, les membres du Comité en recevant deux. De plus, les États soumissionnaires qui ont des dossiers de candidature examinés dans le cadre du point 8 peuvent bénéficier d’une connexion active supplémentaire. Le Forum des ONG-PCI recevra une connexion active par région et chaque centre de catégorie 2 recevra une connexion active. Des connexions supplémentaires pourront être fournies sur demande et en fonction de la disponibilité.
Identification des intervenants
Tous les participants sont tenus par le système de s’annoncer lorsqu’ils rejoignent la réunion. Il est recommandé aux participants d’utiliser les formats ci-dessous afin d’être facilement identifiés par la Présidente. Les participants n’utilisant pas les formats suivants seront invités à s’identifier à nouveau en quittant la réunion et en la réintégrant.
Si vous représentez un membre du Comité :
CM-Pays (nom de famille)
Si vous représentez un État partie qui n’est pas membre du Comité :
SP-Pays (nom de famille)
Si vous représentez un État non partie à la Convention :
SNP-Pays (nom de famille)
Si vous représentez une ONG :
NGO- (nom de famille)
Si vous représentez un centre de catégorie 2 :
C2C-Nom du centre (nom de famille)
Prise de parole
Les participants disposant d’une connexion active peuvent demander à prendre la parole en appuyant sur le bouton pour lever la main, ce qui affichera une main bleue à côté du nom du participant. Ce bouton se trouve en bas de la liste des participants.
La main bleue levée signalera à la Présidente qu’un participant souhaite prendre la parole et celui-ci sera ajouté à la liste des intervenants. Lorsque la Présidente demande à un participant de prendre la parole, il devra remettre son micro en marche en cliquant sur le bouton du micro en bas à droite. Idéalement, si leur connexion Internet le permet, les participants doivent également utiliser leur vidéo. Une fois leur intervention terminée, les participants doivent remettre leur micro en sourdine afin d’éviter les bruits de fond.
Fenêtre de discussion
La fenêtre de discussion est située dans le coin inférieur droit de votre écran. Elle peut être utilisée pour signaler un problème technique au Secrétariat. Elle peut également être utilisée par les participants souhaitant signaler une motion d’ordre. Dans ce cas, le participant doit lever la main pour indiquer qu’il souhaite prendre la parole et taper « Motion d’ordre » dans la fenêtre de discussion. La fenêtre de discussion ne doit pas être utilisée pour soumettre des amendements. Celles-ci doivent être envoyées par courrier électronique à l’adresse : ICH-amendments@unesco.org